服装丝绸类方案

2 软件功能图

2.1 系统功能的说明

功 能 客户管理 说 明 软件将客户作为公司业务中的主要资源进行统计管理，建立每个客户的联系名称、地址、电话、传真、e-mail网址等内容，所有客户数据可以在实际业务享。 对产品立体的管理，由图片体现，并支持多幅图片，及条形码管理，可支持自动编码。对图片可自动放影的功能。 对样品的带图片维护，并安排工厂生产的全部过程，并通过提交总经理审批，安排工厂生产。 新产品开发：对全过程进行记录管理 样品制作单跟踪系统：对客户、工厂的样办单分别进行统计跟踪。 针对我方给客户的发盘的外销价，（利润），同该产品相对应的采购价格，同时，可体现出运费、保费的多少，在扣除上述费用后在同一界面，可体现贵司出口该产品所得的真正利润情况。 针对某些大型客户的需要，和业务员更好的把握产品的成本，在此模块中，系统可以根据生产工艺中的要求不同，根据产品不同配料的用量和单价，自动计算产品的成本，并产生相应的产品核价单。 在此模块，系统可以根据不同的产品成本价格（如连锁店价、工厂核价等）以及利润率或换汇成本，在计算运费时，可根据泡货，重货，数量，20’柜，40’柜，H40’，LCL等情况。系统自动计算出该产品的外销价。 在多种产品报价时，所用到的利润率或换汇成本、退税、折扣、佣金不同时，也可进行特殊的处理。进行提交总经理审批。可支持通过扫描条形码快速生成报价单。 产品明细的数据，可由报价系统直接转入，在此可根据采购单价合算出该笔的利润。并提交上级审批，打印出合同，形式等所需的单子。 外销合同跟踪：在这看到该笔合同的执行情况，完成情况。 当总经理签字后，可直接转到生产制单中，快速的形成新的生产单。同时，若生产单的产品单价有所改动。系统可自动反填到相对应的外销合同中，从而使贵司的成本保持一致性。 库存管理：对已生产的产品可做出入库管理。并查询当前库存量。 生产进度控制：对新产品的加工，从选工厂至加工产品的每一步，都详细的记录，跟踪。 可以根据合同的出口计划，结合信用证要求，自动根据外销合同产品发货计划，从外销合同中一批或多批复制商品明细。一次性录入，即可完成所有的业务及储运结汇报关等单据。支持多种空白和自定义格式（FORMA、商检局、贸促会产地证、加拿大、美国海关、报关单、出入境检验单等）36种单据格式。 对于和工厂签订订单的产品，可以根据交货期的要求自动按批次产生需要检验的产品明细，检验标准。 检验跟踪人员对每批需检验的产品进行检验结果的记录，并将最终检验结果反馈到业务，对不合格的产品自动转入下一检验批次中。 商品库管理 样品管理 成本预算单 工厂核价 对外报价 外销合同 采购合同 单证处理 产品检验

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对于业务、出运环节分工的要求，根据业务订单交货期的规定，对于出运备货 需要一次出运的多个合同中的产品、一个合同中的部分产品等，可以自动转入备货明细中，方便业务为储运部门提供出运明细。 储运管理 制单，配船，订舱，打印多种单证格式。 系统可对所有数据如，报价、外销、采购、船务、帐款等进行了统计筛选查询，可将所有信息按照客户、工厂、部门、业务员时间等任意统计查询信息管理 条件组合查询生成相应的报表，并支持生成饼型图、柱型图等各种图形的报表格式。 贵司在公司内部，相互交流的工具。可发送，接收信息。通过权限可内部信息交流管理 选择发送的对象。 对来的信用证信息进行维护，自动冲减已用金额，数量。并记录信用信用证管理系统 证的修改过程。得到剩余金额，数量。 是否领用，退回，领用时间，退回时间，交财务的时间，核销结果跟核销单的系统 踪，可通过预警的进行提示。 应收外汇管理 统计议付客户的交款情况，自动累加，并查询客户的应收外汇情况。 可自动从采购合同中，取该合同的采购金额。对的管理，应付工厂货款管理 并能体现出实际付款的情况。 银行水单管理 财务输入，业务认领，确认分配号，对退税的管理。 工厂开票管理 根据出运报关情况，对不同的工厂自动形成工厂开票通知 在外销中，对产品的数量，金额进行控制，如该产品的数量、金额超风险控制系统 过所订数量、金额时，系统自动提交上级审批。 客户管理系统 对客户的资信分级，经营情况管理，便于决策。 航运费管理 对不同货代公司的航运运费的管理 议付管理 多次结汇，国内，国外银行的管理，对同一项下的议付的统计。 议付交单管理 逾期未收汇的管理，核销退税事宜的外销出运。 报关单管理 统计、查询和追索等 配额管理 跟踪其使用情况，配额成本管理，根据自动冲减配额。 许可证管理 根据单证数据自动反填或自动冲减。灵活统计 手册管理 根据单证数据自动反填或自动冲减。灵活统计 原（进）料加工管理系统 制作各种加工合同和出口预算单，处理国产和进口料件的价格等。 运费管理系统 在同一项下，所发生的运费支付，预付情况。可打印查询。 费用管理系统 在同一项下，所发生的费用支付，预付情况。可打印查询。 计算业务人员资金占用，实际发生利息费用，公司利息费用可按级核利息管理 算。 客户谈判记录管理 记录时间，地点，客户的谈判内容，参加人员等详细情况 相对的内容，自动计算该笔的退税金额，并对是否退税全程跟踪退税管理 管理。 配件管理，包装、加工费，用料等自动合计厂价。并支持由子商品自子商品管理系统 动生成相应的子合同。 价格单管理 按客户，按地区对同一产品的价格，包装、要求的管理。 风险预警管理 对利润，数量，金额，日期设置风险系数。 系统管理，设置不同人员代码及其相应的权限、公司内部管理审批路线。 系统日志管理，记录数据库日常的操作、运行。 系统管理 系统数据的备份管理 管理系统异地远程操作的设置平台 系统的计量单位、外汇汇率等基础信息的管理 系统帮助文件

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3 外贸软件服装行业业务处理解决方案

3.1 前言

“衣、食、住、行”是人类生存的基本需求之一，服装制造业是国家工业的基础产业，中国加入WTO后，基础工业也面临全球化的竞争，服装制造业需要借助信息技术推动管理升级；选择具有行业特色的专业ERP系统成为管理决策者的重要工作任务。

健全内部管理体系是企业生存的首要条件，而科技的应用是必然的趋势，但面临21世纪信息技术高速发展的年代，如何购置完整的信息化管理平台呢？“汇信软件─专业外贸的领航者，为您打造完整的信息化管理平台”。

3.2 应用特点

1．服装企业物流管理相当重要，本系统帮助企业进行快速、准确地物流管理和库存管理，加速商品的流通。

2．进行系统、科学的生产计划控制，帮助企业及时处理客户的订单、保证交货时间，提升了企业信誉度。

3．采用捆包式生产模式设计，并结合条型码回报功能，清楚交代现场料品流动状况。

4．对于巨大的数据量，手工计算可能需要几天时间才能统计一张决策用的报表，企业领导不能及时准确对经营管理做出决策。相关部门不能及时组织生产，不能按时发货，延误了商机。本系统帮助企业进行商业智能处理和分析，保证了决策的及时性和正确性。

5．实现了异地远程数据的访问和审批功能，业务与财务系统无缝链接；实现资源共享。

6．避免了数据的重复录入，减少重复劳动，提高工作效率。

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3.3业务功能内容

报价审定 资信调查 内购合同 付货款 各种费用 退税 比价 审批 国内询价 厂商报价 核算决算 外商求购信息 人员的分级管理

验货 对外报价 审批 核销 出 运 统 计 洽谈 审批 结汇 应收外汇 成交 统计 签约 收汇计划 出运、报关 出库 移交执行 到货 入库 制单 审信用证 领核销单 催信用证 到证认证 4

3.3.1 使用人员的管理和塔式权限管理机制及级别控制机制

对公司内人员进行设定，划分分公司、划分部门；并根据每个人员的工作进行级别划分，限定不同人员软件功能的内容和业务数据的共享性；在数据共享和业务级别上实现金字塔式的权限—站的越高看到的数据越多，自动汇总所有下属的业务数据；根据公司内业务审核的流转过程，设定相应人员的业务审核级别。

汇信外贸软件对使用人员的数据按级别对数据进行管理，同一级别的用户数据可以相互保密或共享，在充分保护业务员业务数据安全的同时，还支持所需数据内容的共享，同时又能保证较高级别的用户（如科室或单位领导）能够随时查询管辖范围内的数据。权限管理分为功能性权限管理和记录性权限管理，不仅可对每个人操作功能授权还可以对不同的、合同、报价等授权。数据安全保密，领导签字后，不能删除、更改，避免人员流动时数据丢失或混乱。同时权限设置可以采用借权和对操作用户职责变更而对权限相应变动，并可以根据不同的管理流程随时进行调整。采用独有的双系统管理员管理，一个负责人员的变动，一个负责具体操作功能的设置，更加能够保证数据的安全。

进入系统后，自动预警功能，对到期要出货的合同进行警示，告知业务员在最的近的时间做什么事情。

3.3.2 基本数据管理

对国外客户、公司商品资料、委托代理方、货代公司、仓储公司、保险公司、银行、国内供货厂商、国外供货厂商、港口、运费等基本数据一次性录入，建立完整的档案资料的同时，并供业务操作中索取相关数据。所有基础数据可按权限维护，可供查阅。

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客户、供货厂商资料 审 核 分类、定设 设定付款方式 保险信用额度 合同风险的控制

1．客户管理：

（1）系统提供了客户来访的洽谈记录。可以对前期意向客户的信息进行处理。即由业务员录入客户的一些基本信息和往来洽谈的细节，并进行跟踪。

（2）公司的客户信息有授权的客户管理员统一负责录入并编号，根据各部门的特点，把客户进行分类，派发到具体使用部门和人员。可以对不同部门，不同业务员的客户资料进行保密。即有条件的共享。

（3）新客户的管理，即业务员在广交会上或通过其他路径找到新客户时，业务员把其资料输入到新客户管理中，然后上报申请，客户管理员利用模糊查询来看此客户是否已经存在，如果存在则直接派发给此业务员，否则，根据编码规格，分配一个新的编号给此客户，并派发给此业务员。

（4）提供和CRM系统接口，提供客户信用的追踪查询，授权额度管理，历史报价，成交价，业务分析等，系统能够自动把每一客户的业务处理进程状态和数据信息自动返填到客户管理中，包括：报价情况，合同状况，采购情况和出货情况，是否有索赔,以及应收款等往来款项的管理。

（5）客户资信管理：系统提供了资信和级别管理，通过对客户的历史业务分析和公司内部对客户的定级标准，来确定客户的资信等级，授权的客户放帐额度，在合同审批通过时，合同金额从中减少，出运收汇后再累加到额度中，如果超出则系统会提示业务员和管理人员。还可以对客户允许使用的成交方式按级别管理，如果一客户在合同审批时，如果成交方式不在此客户的资信范围内，系统会提示并退回。

2.商品库管理：

客户分类

产品资料 产品分类 产品分类 地区国家分类 产品三层 报 价 外 销 采 购 单 证

产品内容 产品二层 产品明细 （1）商品编码与海关编码、经贸部编码自动联接并可在各个模块中调用。

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（2）公司商品资料由公司商品号、客户商品号、工厂商品号、工厂价格和其他价格组成，并提供多种查询功能，同时还支持模糊查询。

（3）公司产品库可以用软件提供的价格单来处理。即不同的价格单代表不同部门的商品库。公司共有的商品库可以是共享的，部门之间的商品库是互相保密的。各部可以调公司共有的商品库内容。然后，再对自己维护的商品库进行维护。

（4）首先对公司产品进行分类。可以根据出口国别对产品分类、根据客户对产品分类、根据产品类别分类。大类的产品可以维护在货名及代码中，在这里可以维护商品的一些基本内容，如产品款式管理。而在商品编码中，可以维护贵司最终商品的数据，具体细化到每款式产品再细分到每一个货号的详细描述,有颜色,尺码，材质等，区分每一单独的产品,这些基本项目可以维护并可以通过产品款式进行选择。这样，就形成了一个大类与最终产品的划分。

（5）系统提供了子商品的概念，即在每个成品中，可以包括相应的配件。对包装类产品，在这里，公司共库的产品就可以做为的子商品即配件这一块，可以把共库里的内容调到子商品这里，然后进行任意组合成自己的产品。

（6）商品的统一管理：对公司商品的编码，公司有指定的人员进行统一录入，保证数据的规范和准确，对新的产品，有业务员提供基本商品信息，向管理员申请，由其规范此商品的基本信息，并编号派发给此业务员使用。同属一类产品的编码和内容可以根据所需自动产生，如产品图片编码和产品编码相同，系统可以自动挂产品图片，完全简化操作。

（7）能够对每一商品的供货商和和最新报价转入，业务员能够快捷的了解此商品的货源和最低价格。

（8）对每种产品的配料组成内容对应显示，方便业务人员对产品的了解，同时为业务核算产品价格提供明细。

（9）对业务中所有的配料进行统一记录管理，可以任意选取配料内容构成具体产品。 （10）对产品不同规格型号、包装、退税率等内容进行记录，并同时连接每种型号的产品图片，方便产品的浏览。同时连接产品的海关编码，可以快速查找每种产品的海关编码。

3.分供方管理:

包括对货代公司,仓储公司,保险公司,银行的统一管理.由业务员进行申请,上级通过后授权使用，共享的分供方对所有业务员开放。

4.供货商管理:

（1）公司对经过评审认可的供货商统一专人管理,按公司税号编码,再派发给具

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体的使用部门和业务员,对新增的供货商,由业务员填写详细信息后上报上级审批,(按客户管理),通过后,派发新号码,允许使用,业务员只能够看到自己许可的供货商,不允许更改和删除。

（2）公司要定期对供货商进行评审,对供货商分级管理,并能够自动返填历史报价,成交价价格,历史成交量,是否有违约索赔状况,应收应付款的状况.

5.外币及汇率管理:

对常用的外币对美金以及对人民币的买入和卖出价的统一管理,可以分期间管理，便于在业务过程中全程调用。 3.3.3 成本预算

1.在现在外贸业务管理中,成本预算对业务利润评估,降低业务风险至关重要.合同成交前,业务员填写“业务预算单”,要详细填写客户信息,供货商信息,产品具体品名,规格,技术指标,数量,价格,包装,交货期,验收方式,支付方式,运输方式等来预算本笔业务的利润状况,资金占用情况,相关费用的金额以及风险分析等,来核算出预估盈利或换汇成本.报上级审批,相关部门会签后,由经理审核通过才允许执行。

2.风险的设定。客户的信誉；供货方的生产技术的实力；产品能否正常交货；验收能否通得过。系统专门提供对不同的风险提供了不同的风险系数。如果哪一项超过这一系数，系统会自动提出警告。

3.在做业务之前，系统提供了专门的预算单，其主要内容为：客户信息，供货方信息，产品品名，规格，技术标准，数量，价格，产品包装，交货期，验收方式，支付条件和运输方式预计资金使用情况，费用构成等条款。针对上述内容系统可以提供自定义的风险系数，如果某项超过这个系数可以自动预警。

4.针对成本、利润测算和风险分析。系统提供了成本分析功能，这样可以将业务风险控制在事前，并对领导审批提供决策依据。具体操作可以通过价格等数据项控制换汇成本：对期望销售数量，期望进价，期望售价值进行所要求的修改。每一数据的修改变化都会影响利润的变化。

5.退税分析：通过输入或者是从商品信息中直接调用“征税率”、“退税率”。系统会自动计算退税额；费用分析要求：以根据贸易方式，预计结汇，内部资金占用利息生成财务费用；根据不同船代货代、船期、起运港、目的港等因素计算出运费。

6.提供装运分析帮助业务员计算装箱方案；核算其价格；根据报价单、合同/定单输入的业务费用，运费，保险费，退税费等自动计算利润并自动计算换汇成本。

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3.3.4 工厂产品价格管理

以工厂为单位，对所有供货厂商所提供的产品价格进行记录，便于业务中对产品的价格进行比较，选择价格合适的工厂。 3.3.5 对外报价

对外报价是用于记录和管理与国外客户的报价单，并支持报价时价格的自动计算，利润的核算。

制作对国外客户的报价单，支持带图片的报价单，对审核通过的报价单可以直接发送e-mail邮件、网络传真；公司领导也可以对报价金额达到一定限额或对报价换汇成本超过一定限额进行审批，而有审批权限的领导可对该报价单进行电子审批。 3.3.6 外销合同管理

采购合同 报价单 基础数据 单证制作 合同执行进 度 客户应收金额 销售合同 合同状态--- 不同颜色显示 合同变 更

1．合同制作

合同审核 成本核算单 代理出口合同 自营出口合同 一般贸易 来料加工 进料加工 审核信息的反馈 ◆ 合同制作时可以参考审核通过的预算单,来调用数据,自动生成外销合同,并且能够看到每一产品的历史成交价格状况。

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◆ 合同货物描述部分必须在表格中输入（品名及规格处的单元格中可以输入多行数据），通过商品编码输入商品名称（采用商品编码用于统计），所有商品输入完成后自动计算总数量、总金额。

◆ 当合同中商品种类过多时，系统自动将商品分页打印到销售合同附页中。 ◆ 可将外销合同中一个产品分成实际中的多个配件，分工厂、或多个产品分工厂、分批、分种类、分数量自动生成不同的采购合同和产品跟踪单。

◆ 在对合同进行预算时，可按出口成交类型（如自营、代理）进行预算。将预估的相关费用输入后，系统会根据不同业务形势自动预估出该票合同的利润和明细情况。

◆ 合同的审批:业务员制作完成合同后,把合同和成本核算单一并提交上级审批,提供了多级权限管理,并且不同级别有不同的审核权,对特殊情况还可以越级审批.已经审核通过的合同一般不能删除和更改,只有上级撤消后才能够做合同变更单,并且原始合同保留,增加一个新的变更合同号码,来进行对照和保留原始记录。

◆ 合同的筛选查询和预警提示功能,能够提前提示去催证,向工厂催货。 2．合同变更单

合同变更内容记录合同签约后内容的更改情况，以建立一票合同的完整档案记录。

◆ 每一次变更后的预算表单独保存，不覆盖以往的预算表，并且能在对应的合同或变更单中调出来。

◆ 使用合同变更单进行合同撤约时，系统自动将预算表全部清零并提交，并在预算表中以明显字样注明撤约；合同撤约经审核通过后，原合同号可继续使用，但撤约的数据保留存档。

◆ 注：合同撤约分为两种情况，即：全额撤约和余额撤约，全额撤约时遵照以上办法施行，余额撤约时合同及相应变更单的审核状态不能改变。

变更单未提交或提交被退回的情况下，业务员可以删除变更单且预算表应恢复到该次变更前的状态

3．合同成本跟踪管理

成本核算单作为外销合同审批的依据和向工厂、货代等单位付款的重要依据，是整个业务中极其重要的环节，要有严格的审批手续，能区分自营出口、代理结汇。其中工厂、汇率、费用分摊率、商品等项目能从相应的基础数据库自动生成。

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可以根据成交条件，贸易方式将来往贸易自动分成正常贸易业务和高风险业务自动进入不同的审批流程，正常业务经过业务员、部门经理、分公司总经理、董事长审批；高风险业务如：D/A结汇的、先交单后T/T付款的、先付部分定金再交单再T/T付余款的等，需另外增加评审小组的审批，确认客户名单、各项业务条款等规定事项，批准后方可对外执行。对出现客户有不良记录的、逾期未付货款的、放账超过时间的、保险公司不予承保出口信用险的、毛利率太低的等情况的将不予批准。

4．外销合同的状态控制：

由综合管理部对执行状态进行控制，对合同的“正常”、“完成”、“终止”、“生效”、“取消”等进行标志。

5．排产管理：

外销合同签订并经领导审批同意生效以后，业务员根据出口合同交货期限要求，结合LC要求，可用排产功能安排生产收购计划，资金计划，出运计划等;要保证计划的准确和安排的周到，排产计划中的收购计划和出运计划是“工作安排”信息的一部分，而资金计划是资金管理中现金预报功能的一部分，此计划的执行和完成是把合同预算和分票分批采购出货核算实际利润的关键。 3.3.7 样品管理

可对客户、联系人、样品、对外报价等进行管理，包括打样进度表、样品制作单、新产品的开发进度控制。

对报价的产品进行打样制作，打样的产品款号和图片可以从报价内容中取，根据每种款号的要求记录不同颜色的产品及其配料的要求。样品制作单可录入样品的制作进度及交样情况。

对每一个款号打样要求的描述可以在全屏的方式下进行输入，具体体现方式同打板单模式。并可以在全屏方式下同时显示产品不同的图片。打样进度表可对打样产品描述、客户订单数量、样品相关资料等信息进行管理。新产品开发、进度控制可对新产品的开发情况及样板制作情况进行统一管理。 3.3.8 生产单（采购合同）管理

财务系统

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(预)付货款

合同协议 产品入库

赴厂验货

（1）根据公司外销订单的定购产品，并根据产品或包装辅料的库存情况，合理安排产品或包装辅料的采购。

（2）为保证公司生产采购产品或包装辅料的针对性和合理性，可以设定只有生效、签约的外销合同数据可以作采购。并支持一个外销合同中不同产品或包装辅料需要到不同工厂生产采购时，一次处理同时生成多个生产定购合同；也支持多个外销合同中的产品或包装辅料到同一个工厂采购；还支持同一个外销合同中的同一个产品或包装辅料到不同的工厂进行采购，自动生成多个采购合同。并考虑到业务中产品的多样性，可以根据外销订单中的产品所需包装辅料，自动生成包装辅料的生产定购合同。

（3）根据每个工厂的生产进度进行产品或包装辅料的到货处理，实际到货的产品或包装辅料可以根据生产定购合同自动生成，记录实际到货的产品或包装辅料的数量，同时为公司和生产工厂结算货款提供业务数据。 3.3.9 出口信用证管理

1．对信用证基本数据如：信用证号、到证日期、客户、开证银行及开证金额等进行录入、审核，信用证管理部门接到信用证后，输入有关信息，便于业务员对信用证的审核和管理。可按业务员、部门、信用证号、通知行、是否付款等条件进行统计，并能自动提示一些异常情况，同时系统还可提供多人审证的功能。

2．输入有关信用证的信息以便提醒业务员，如SHIPPER不是我司、是否有暂不生效条款、是否要商检出据SGS证书等条件。

3．审证确认；业务员和单证专管人员及相关领导对信用证进行审核，审核通过则货物可出运，否则需客户修改信用证后重新审核。

4．财务到款时记录信用证结汇金额、水单号，系统支持一个外方信用证可用到多个合同、多个中；同时提供信用证使用情况查询。

出运备货

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5．系统还可以提供多人审证功能，记录所有的不符点，并对信用证状态进行标示。

3.3.10 单证处理

可以根据合同的出口计划安排，结合信用证要求，自动根据外销合同产品发货计划，从外销合同中一批或多批复制商品明细。一次性录入，即可完成所有的业务及储运结汇报关等单据。支持多种空白和自定义格式（FORMA、商检局、贸促会产地证、加拿大、美国海关、报关单、出入境检验单等）36种单据格式。

对每批出运的产品所需要的租船委托、报关单据、结汇单据、证明等单据进行统一的制作。

数据可以从生产制造单中取，然后根据实际装箱情况进行修改。

根据出运委托单的要求，装箱、出运单据的要求输入其他条款内容，打印各种单据，并做到单据间的数据保持一致。 3.3.11 付款

业务员以外销合同为主，该外销合同对应的所有采购合同和该外销合同对应的所有出口号为辅助，对付款的整个流程进行控制，即要付款必须要有外销合同（同时就有了成本核算单），按照成本核算单上的采购成本，以及事前各种费用（运保费；佣金；经营费用等）的预估，对付款进行控制，以保证预定利润的实现。即业务人员填写开票通知给财务部门，由其审批通过后同意付款，此时通知工厂开，再由业务人员填写付款通知，填写付款的原因和号，以此交由财务进行付款。可以对于公司一段时间内收到的票和付款时间进行统计。

1．针对货款进行处理，如果有预付款时，系统可以自动进行提示，在处理正常货款后，系统可以根据业务员工厂或者是采购合同号把对应的预付款自动冲减。

2．针对每次的付款的情况，系统可以以列表的形式存在。并可以自动统计出，某个工厂的所有的预付款和所有的货款情况

3．对预付款和正常付款的情况，系统有审批的权限。业务提交，经理审批，财务复核，出纳付款。

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3.3.12 费用统计

单证中所产生的费用支出可以采用综合管理中的费用统计模块，直接从单证模块调取数据。 3.3.13 收款处理

水单认领：财务收到银行的水单后，在水单模块进行录入，业务员在此模块进行认领，财务确认，确认后的数据不能进行更改 3.3.14 议付收汇、交单管理

与财务接口，财务收到水单，业务员认领后，在此模块进行记录；

1．制单人员在议付收汇、交单后，收汇管理人员可以分票输入号、合同号、客户、所属业务员、收汇银行、收汇日期、收汇金额等情况。相关业务员能查询全部情况。并可对逾期没收汇的情况进行预警，以便管理人员及时做出反应。

2．在交单过程中，对以下情况进行重点管理：出运手续是否齐全，是否信用放货，第三方资格判别和风险控制等。

3．相关人员可查询一段时间内公司、部门、业务员、合同的应收汇金额、已收汇金额、余额和实际创汇额等。可以提供财务接口，实现业务数据与财务数据的连接。 3.3.15 航运费管理

1．制作相关运输单据，反映货物的实时情况。

2．录入订船配仓信息，建立储运台帐，监控运保费的详细情况。 3.3.16 付款申请书

对于货款、运保费、佣金等业务费用的支付设定严格的审批程序，并能自动对不同的客户、结汇方式进入不同的审批流程。

如运保费、佣金等付款凭证到达后，由相关部门（如运保费由储运部签审）录入付款确认，相关领导签字后转财务付款。所有用于出口的收货业务的付款，必须编制

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付款联系单，付款的批准，凭相应的、已签字批准的“成本核算跟踪单”、“外销合同”、“收货合同”以及工厂提供的、专用税票，子公司由子公司总经理、董事长签字；开发部、经营部由部门经理、总公司主管副总经理签字。财务部必须严格按照总公司相关制度规定和通知审批程序规定，办理付款手续。

财务程序能根据付款申请自动生成相应付款凭证，财务负责审核业务有关数据、把关业务相关费用支出。 3.3.17 出入库管理 1．产品入库

根据产品的检验结果、产品的交货期，自动从生产单中的订购产品中处理入库的产品。

对每一票生产单的产品在入库时自动检索该产品、产品签约客户是否第一次入库，如第一次入库，是否检验合格，只有符合入库条件的才能够入库。

如实际入库的产品包装、装箱数量等情况发生变化，可以根据实际情况进行修改，并将最终结果返添回外销合同中，以不同颜色进行提示，便于业务人员及时根据产品的实际情况与客户取得联系，征求客户的确认。

对实际入库的产品记录到产品类别、生产单号、工厂、入库仓名、收货人员，便于对入库的货物分类查询。

2.产品库存查询：

可以随时查询仓库中的剩余产品、剩余产品数量，并支持查询剩余产品的多次入库明细和出库明细。

根据产品库存数量的查询，结合外销订单的定购数量，为定购产品的所需数量提供参照数据。

3.产品的出库：

根据业务人员的出运备货单内容自动产生实际出库的产品内容。

产品出运后，根据具体产品的出运数量，该产品的每种配件用量、消耗，自动冲减配件的库存数量。

如果备货的产品在库存中的数量不足，程序会进行提示。

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3.3.18 核销单管理

1．登记领用：由业务人员领用核销单后，由专人输入号。并有纸质签名存档，记录业务领用时间、领用人等信息。并记录购入的核销单，在付汇时记录使用的核销单，核销后加入核销标示。如超期未返回的核销单，系统自动进行预警提示。

2．查询功能：可以自定设置预警时间，满足预警条件的核销单记录以不同颜色表示。提供外汇核销单状态分析统计功能及与使用人相关单据的关联查询。同时还可以查询逾期未交单报表和逾期未核销报表。 3.3.19 样品管理

可对客户、联系人、样品、对外报价等进行管理，包括打样进度表、样品制作单、新产品的开发进度控制。

对报价的产品进行打样制作，打样的产品款号和图片可以从报价内容中取，根据每种款号的要求记录不同颜色的产品及其配料的要求。样品制作单可录入样品的制作进度及交样情况。

对每一个款号打样要求的描述可以在全屏的方式下进行输入，具体体现方式同打板单模式。并可以在全屏方式下同时显示产品不同的图片。打样进度表可对打样产品描述、客户订单数量、样品相关资料等信息进行管理。新产品开发、进度控制可对新产品的开发情况及样板制作情况进行统一管理。 3.3.20 加工贸易手册

加工贸易手册管理：对进料加工和来料加工海关手册的数据进行录入、审核,系统可以根据报关单读取实际进口料件的数量，并根据一个出口成品对应的配比关系，自动计算出应出口成品数量，并根据已出口成品数来计算需出口成品数量。系统还可以实时反映某一加工合同的实际进口料件、应出口成品数量、已出口成品数量、还需出口成品数量。可由加工手册查询到原料加工情况，加工厂名，加工数量和剩余数量等。

加工手册备案表输入和管理进(来)料加工手册信息，并可根据组合条件查询加工

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手册和实际出口情况，还可打印进料加工海关核销进度报表。

加工贸易手册管理还可对公司全年的总进口商品和原料进行管理，对总进口原加工手册进行分次管理，满足多次进口使用一个进口手册的方式。

主要对来料加工贸易方式下进口原料的使用数量进行跟踪、核销的管理。 由业务员输入合同号后开始审领（记录下时间），报核员领下证后输入号码（记录下时间），业务员可以输入进口报关内容。

备案进口的明细数据可手工录入，实际进口明细数据可从手册管理中的进口报关单中调入；备案出口的内容可手工录入，实际出口数量可以手工录入或从号中调入；“出口”页面中的子商品内容可以根据上部窗口成品的“商品号”自动从商品编码表中调入。

系统会根据手册有效日期进行预警。 进料加工和来料加工

具有制作各种加工合同和出口预算单。并把手册和实际出口、核销、报关等自动连接。包括国产和进口料件的询价，审批，合同，付款等处理。

进料/来料加工流程图： 统计、查询、预警 进料加工 （★） 客户加工信息 国外报价 料件询价 询 价 企业报价 4 ○核 算 决 算 比 价 审 批 比价 付费 审批 进料合同 开 证 申请开证 审 批 退税 审 批 17 1 ○报价生效 加工合同 到货 付 汇 事故处理 资信评审 核 报关核销 售后服务 加工费 销 2 考 察 对外 材料调拨 ○ 报价 审批 成品收购 3 ○结汇 出运 合同 来料合同 统计 应收 生效 洽谈 外汇 到货 来 料审批 加报关 出运报关 出库 工 海关手册 核销 单证制作 信用证管理 成交贸易合同 收汇计划 统计 入 执 行 备货 库 领核销单 催信用证 到证认证

3 ○4 ★: 国产料件的采购； ○ 1 ○2 ○料件询价 国内报价 付款货款 比价 审批 内购合同 到货 审批 3.3.21 成本分析与风险控制

1．软件在对外报价与外销合同采购合同，单证制作中分别对成本进行预估及实际发生的金额。

2．在对外报价中，当业务员时行报价时，系统可以通过对单个产品的利润情况进行分析，制定利润风险系数，当业务员在给客人报价时，如果利润超过这个系数时，系统可以自动提示并预警。提示业务员进行上报审批。如果审批通过，则可以报警解除。针对报价时所报的运费情况。系统通过不同的货代公司及船公司在某个航线上的报价情况，可以自动控制业务员在其上产品成本的运费报价控制。

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3．在外销合同中，系统提供了成本的预算表。针对其采购情况，及销售情况进行对比。做出事先的成本考虑，这在以后的业务员实际操作中，如果超过预算，系统可以自动提出警示。告之超出预算。这样只有通过上级领导的审批才能做具体的操作。这样就可以控制实际成本与预算的差距。做到计划与实施的一致性。在这里可以设置成本最高系数，及利润最低系数。当超过这两个系数时，系统就会提出预警。

4．在出货中，系统可以提供具体发生各种费用的详细清单。通过清单，可以与在外销合同中，设置的风险系数进行对比。即形成了计划完成的对比性。可以产生各中费用及利润报表。其发生的各种数据可以自动过渡到后续的财务操作中。如自动转到议付上，核销单处理上及退税的基本数据。

5．在采购中，由于有进仓单与出仓单的管理。这样就可以对这两项发生的各种费用进行处理。即形成采购过程中的成本。包括国内运费，仓库的维护费，及其他费用。如果这些费用超过合同的预算的采购成本费用，则系统可以自动提示，然后，进行上报，通过审批。其后增加的费用可以自动增加到采购成本中。并做一信息的描述。

6．上述的成本分析与风险管理分散在各个模块中，但主要是以外销合同为主线，以预算表为控制。对后续发生的业务从商品流向及费用流向进行跟踪处理及风险提示。

3.3.22 业务统计分析

从单证系统自动获取 当月进出口号 与电子口岸 数据对比 取消统计数据 本月发生进出口 其它月发生进出口 当月进出口业务数据报表 19

1．商品销售数量分商品类别、时间、客户、业务员、部门等进行统计、查询，并能够进行同期比分析。

2．合同金额分类别、时间、客户、业务员、部门等进行统计、查询，并能够查询各部门某月同期成交对比表。

3．可以按公司的具体情况生成报表：如部门成交报表，国家成交报表，省份成交报表，人员成交报表，人员出口报表，国家出口报表，部门出口报表，某月出口地区完成情况分析表等。 3.3.23 综合管理

综合管理功能包括：出口信用证管理、议付收汇管理、议付交单管理、核销单管理、报关单管理、加工贸易手册管理、单柜合同管理、许可证管理、配额管理、集装箱运费价格管理、运费支付管理、费用支付管理、工厂货款管理、外销核算财务实绩、退税统计、费用统计等模块。 3.4 ISO9000

其它管理功能说明

从资金流、货物流、信息流三个方面着手公司各部门、个人及每单业务情况的管理。伴随业务的进程，实时生成各种ISO文档，使繁杂的ISO要求简单化。

通过业务发生前的成交预算表及业务发生后的实际成本表，把销售，采购，费用等全程联系在一起，实现财务管理、业务审批、分析查询电子化；实时监督业务进程；实时掌握资金及财务状况（自动分析主要财务指标），有效降低各种风险。强化品质管理，提高企业效益，增强客户信心，扩大市场份额，获得国际贸易“通行证”，消除了国际贸易壁垒。 3.4.1 客户档案管理

1．与公司有进出口业务往来的客户信息纳入公司客户信息库统一管理，包括每笔合同的成本情况、履约情况、收汇及逾期收汇情况。根据客户资信情况，设定客户等级，选择不同收汇方式，进行权限审批。

2．客户等级由有权限的经办业务员提出申请，经科长、部门（子公司）领导审定，在电脑系统中统一设定。单证制单系统“合同输入”屏的收汇方式栏对客户等级进行验证，未通过验证的无法生成合同。

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3.4.2 客户资信分级管理

1．业务员将客户信息填报，公司将信息统一后根据客户资信、经营业务、贸易额等方面设定客户等级。一级客户可以采用前后T/T、D/A、D/P、L/C远期、L/C即期、前T/T等任一收汇方式，二级客户可以采用后T/T、D/A以外的任一收汇方式，三级客户可以采用L/C远期或即期、前T/T方式。

2．无论哪类客户，都应根据其业务经营状况及资信的变化审慎选择收汇方式。客户等级可根据实际情况随时调整。

3．单证制单系统中输入客户名称（客户代码）后，电脑自动对该客户的应收款情况进行检查，凡有逾期应收款未收回的，电脑作自动警示。制单人员应及时将警示内容通知业务人员。

4．按照客户年贸易额大小，将客户队伍分成四档。年贸易额300万美元以上的客户为一档客户，200万美元以上的为二档客户，100万美元以上的为三档客户，100万美元以下的为四档客户。（具体分档贸易额可以由各公司视具体情况而定）。 3.4.3 供货厂商分级管理

厂商信息统一管理，根据厂商供货质量，是否有索赔事故及供货信誉进行分级管理，避免风险。

3.4.4 货代公司分级管理

货代公司信息统一管理，根据货代公司的服务、实力、收费及“三单”的回收等情况，对货代公司进行分级管理，避免风险。 3.4.5 数据安全保密

经过领导签字后，所有资料不能删除、更改，有效避免人员流动时出现数据丢失或混乱。有了加密锁的保护，数据资料即使被拷贝拿走，也无法查看。

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