苏丹公司档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强苏丹公司的档案管理工作，有效地保护和利用资料档案，根据中原石油勘探局《国际公司档案管理细则》，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条 苏丹公司资料档案是指原苏丹办事处在历年来生产、管理、经营等活动中直接形成的、具有参考价值的招投标书、合同资料、财务结算和核算资料、清关贸易资料、与各个相关部门、单位、公司的来往传真资料等，所说的资料包括了书面材料、光盘和磁盘等资料。
第三条 苏丹公司的资料档案是公司经营发展中的重要信息资源，是进行生产、经营和管理的必备条件，是反映公司历史风貌、维护公司合法权益的重要凭证，亦是公司今后工作的借鉴。作好资料档案工作，对于增强公司实力，提高工作效益，促进公司发展有着重要的意义。
第二章 资料档案管理
第四条 根据苏丹公司工作的实际情况，公司资料档案实行各部门按照细则的要求分类装订后交综合科统一保管，确保各类资料档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第五条 公司综合科负责制定资料档案管理暂行办法，对公司所属部门资料档案的形成、积累、整理和归档等工作进行监督、检查。
第六条 公司各部门设专人负责本部门资料档案的收集、整理、保管和移交工作。
第七条 公司各部门资料档案是公司整体资料档案的一部分，也是总公司整体资料档案的一部分，资料档案的接收、整理、编目、保管、统计、提供利用和保密工作必须遵照总公司的有关规定制度。
第 公司各个部门、各个岗位要积极支持资料档案工作，按规定
75
主动上交需要归档的资料档案。
第九条 公司各类资料档案主要保存部门如下：
综合科：负责各类勘探局、外经贸总公司各种文件，一般正常来往传真、信件，人员资料，周报资料，电台会议记录，护照，ID卡等。
市场科：负责工程合同，招投标书以及跟工程项目有关的各类来往传真、信件等。
财务科：负责各类凭证资料，结算相关资料，工资等财务档案资料。 贸易科：负责各类清关、贸易的合同、单证、传真、信件等。 采办科：负责各类生产计划、发运箱单、采购合同、运输合同等。 人力资源科：负责办事处雇员合同、劳动局及社会保险局的有关规定及通知 合同经营科：各种法律文件，工程项目保险的各类文件，经营考核的各种文件、资料。
项目管理科：各种安全文件，日报、周报等各种报表，安全考核统计资料。
装备科：各类装备管理文件、资料，上报总公司各类计划。 第三章 资料档案范围和要求
第十条 归档的资料档案必须做到完整、准确和系统。凡归档的文件资料必须图文清晰、字迹工整、书写材料耐久，易于保存。
第十一条 合同正本归档，其它归档的文件材料原件归档，但是对于在市场开发、工程项目管理、贸易往来过程中要随时出示的营业执照、资质证书、许可证等可以用复印件归档。
第十二条 各类资料档案形成后应按照细则要求按时交综合科统一保管。公司员工在工作过程中形成的档案资料是公司财富的一部分，任何人不得以任何理由和借口据为己有。
76
第十三条 公司各部门负责资料档案的员工换班移交工作时要编制移交资料档案目录一式两份，交接双方核实后签字。一份交公司综合科保管存档，一份交部门归档。
第十四条 归档范围大体是：
（一） 工程合同，招投标书，跟工程项目有关的各类来往传真、信件等。
（二） 各类凭证资料，结算相关资料，工资等财务档案资料。 （三） 各类清关、贸易的合同、单证、传真、信件等。
（四） 勘探局、国际公司各种文件，一般正常来往传真、信件，人员资料，周报资料，电台会议记录等。
（五） 各项目单位作业过程中的备忘录、技术总结生产资料等。 （六） 其它。
第四章 归档时间
第十五条 归档的时间大体如下：
(一) 各种函件、传真、电子邮件接收后立即存档。 (二) 合同签定后按管理办法要求归档。 (三) 标书发出后按管理办法要求归档。
(四) 会计资料档案在会计年度终了后，延期一年归档。
(五) 设备资料档案、基础资料、产品说明在项目结束后或者移交到下一个部门时归档。
第五章 借阅审批手续
第十六条 借阅资料档案必须履行审批手续。借阅人填写好借阅申请后，根据资料档案的形成部门不同和资料档案的密级不同，报请公司领导审批。
第十七条 各类资料档案具体审批手续是：
77
(一) 借阅本部门形成的一般资料档案由借阅人所在部门审批。借阅本部门形成的保密资料档案由资料档案形成部门负责人审批。
(二) 借阅其它部门的资料档案，由资料档案形成部门负责人或者公司领导审批。
(三) 借阅会计资料档案，由公司总经理审批。
(四) 公司资料档案属于内部资料档案，原则上不外借。特殊情况下，外单位或个人借阅资料档案，必须由公司总经理审批。
第六章 资料档案的利用
第十 鼓励公司员工利用资料档案，充分发挥资料档案的参考作用和凭证作用。
第十九条 借出的资料档案限期归还，因工作需要不能按时归还的，要办理续借手续。
第七章 保密要求
第二十条 具有高度的保密意识，做到不该知道的事不问；不该说的机密不说；不该看的材料不看。
第二十一条 交接资料档案必须认真清点，核对交接清单。 第二十二条 整理资料档案应在相应的办公室内进行。资料档案管理人员不得将资料档案带出办公室，以防失密或丢失。
第二十三条 保密性资料档案要由专人专柜保管。
第二十四条 严格执行资料档案借阅制度，借阅资料档案只限于批准范围，不得擅自扩大借阅范围。摘抄、复印资料档案时要有工作人员监督并签字备案。
第二十五条 任何人不得擅自传播资料档案内容，严禁擅自复制借出的资料档案，严禁将经批准复制的资料转送他人或再复制。
第二十六条 任何人不得将保密的资料档案内容在公开发表的文章中
78
引用。资料档案
第二十七条 借出的资料档案要妥善保管，防止丢失和泄密。 第二十 严禁本部门人员代他人借出资料档案。 第二十九条 会计资料档案不外借。
第三十条 销毁资料档案应严格执行资料档案销毁，防止丢失或失密。 第三十一条 发现资料档案丢失或损坏时，要及时报告。
第八章 资料档案的销毁
第三十二条 销毁资料档案必须严格掌握、慎重从事。对经过鉴定准备销毁的资料档案，要编制销毁清册（一式三份），由公司总经理审批。
第三十三条 销毁资料档案要在指定地点进行，由两人以上参加监销，销毁完毕监销人和销毁人共同在销毁册上签字。资料档案销毁清册作永久卷保存。
第三十四条 财务资料档案的销毁按照《财务管理办法》执行。
第九章 附则
第三十五条 本办法由苏丹公司综合科负责解释。 第三十六条 本办法自2007年1月1日起施行。
79
