前台接待管理规定
1、目的
前台接待是企业对外形象最直接的窗口。做好前台形象、客户接待及对外宣传等工作,有利于提升企业形象，传播企业文化。为了充分发挥前台接待的作用，特制定如下规定。
2、范围
适用于规范前台接待的工作制度。
3、权责单位
由支持服务中心下属总务部管理.
4、定义
前台接待主要是指在公司前台负责接待及相关工作的岗位。 4。1人员的配置
前台接待编制1人 4。2上班时间
综合工时制（8：30—12：00,13：00-17:30）
5、行为规范
5。1 前台接待仪容、仪表规范
5.1。1 前台文员为公司形象代表，应做到：精神饱满、纪律严明、礼貌待人、反应迅速。
5。1.2 生活礼仪规范
A。 头发：头发要经常清洗,保持清洁,长发应盘起来。指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。
B. 前台文员化妆应给人清洁健康的形象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
C。 工作场所的服装应整洁、大方，着工装（或接待制服）具体要求为：衬衫领子与袖口不得有污秽，鞋子应保持清洁。 D. 前台接待应保持优雅的姿势和动作,具体以下要求：
a. 站姿:两脚脚跟着地，脚尖离开约45度,腰脊挺直,胸膛自然，脖颈伸直，头微向下，使人看清面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心两脚中间。不得把手交叉抱在胸前。
b. 坐姿:坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。
c。 走楼梯、走廊时要放轻脚步。在楼梯和走廊里不能边走边大声说话。在楼道、走廊里遇到上司或客户微笑待人并礼让,不能抢行. d。 每天到岗保证前台卫生整洁，一层组件展示区域干净整洁，及时播放公司宣传视频.
5。2 前台立岗规范
5。2。1 为维护前台服务形象,要求在以下三个时间段进行立岗：
上午时间：8:20到岗，8：20—8:35立岗迎接上班同事； 中午时间：12：45到岗，12：45—13：00立岗；
下午时间：17：30—17：40立岗迎接同事们下班.(不影响乘坐班车时间） 5.2.2 公司内以职务称呼上司，同事间以名字称呼，客户以先生、女士称呼。
6、物品摆放规范
6.1 前台台面
仅允许放置：一盆绿植，前台接待标识，来访登记表; 6.2 前台桌上
仅允许放置：一台笔记本电脑、鼠标、鼠标垫、笔筒、水杯、1台电话、收寄件标识（及快递件)；办公小柜上仅允许放置:线板、及办公用品；以上物品放置区域固定且不能随意挪动；吧台周边及台面上等区域均不得放置无关物品及快递包裹。
7、前台接待职责及工作要求
7。1收发快递工作
负责寄件及快件签收并统计,保证快件收发的准确性. 7。1.1 收件流程
前台接待在接收快件时签收并分析此邮件是否属公司快件。属于公司快件前台接待应保留好底单并登记到《前台收件登记表》后统一保存归档。前台接待放置好各类快件后以KK的形式通知收件人，确认快件并签名签收，若属“到付”前台需登记记录.（备注：董事长及总裁快件第一时间内其秘书代为签收，并做好登记）前台接待实行“在岗保管，丢失负责”原则。
7。1。2 寄件流程
前台接待需将所有寄件物品登记进《前台寄件登记表》，登记内容需含寄件人部门、寄件人、快递单号，收好“寄方付”底单并将寄件费用完善至表格。
7。1.3 规定时间
顺丰快递及EMS快递每天（上午10:30-11:30，下午16:00-17：00）为取件或寄件时间，通知寄件人将快递送至前台，以减短前台物品存放时间.
7.1。4 注意事项
禁止信件随意放在前台的桌子上，必须将信件、公司相关文件放入前
台指定区域,下班前需将各抽屉锁好. 7.2负责接打电话工作
7。2。1前台接待应正确、迅速、巧妙地接打电话,要求如下：
A. 听到电话铃响，在三声响铃以内接听电话并语气上扬、礼貌地说“您好，隆基股份！”。当对方在讲述时要认真倾听，并记录下要点。未听清楚时，礼貌地请对方重述一遍或向对方重述一遍确认是否正确。结束通话时礼貌道别，待对方挂断电话后再放下话筒。
B. 若遇自己不能处理的业务性问题需实名转接至相应部门,或留下电话请相应部门反馈.若遇业务性问题现可直接请对方拨打集团4008-601012。 C. 若遇找公司领导的电话不能转接，需将该号码记录，遇再次接听予以委婉拒绝.
D. 若遇咨询公司领导或同事电话号码的，直接拒绝。 E. 若遇推销类电话，直接拒绝。 F. 通话应简明扼要,不得在电话中聊天。
G. 工作时间内，不得打私人电话，不得看视频或工作之外的书籍。 7。3 接待工作
7。3.1日常接待
A. 有客户、来宾来访，马上起身接待，如是初次来公司的应做好相关登记，填写《来访人员登记表》，同时发放《来宾证》，并提醒宾客离开时交还来宾证。电话通知被访部门相关人员，如是重要的客人、嘉宾待被访人确认后应引导客人到二层洽谈区。如被访人不方便或其它原因不能接待的客人，前台接待应以礼貌、委婉的方式回绝客人，以友善的方式提醒客人下次来访可事先预约，客人不得在办公大楼内自行寻找被访人员。当客人要走时,前台接待在知道的情况下,起身礼貌送客，或礼貌地说声“请慢走\"。
B. 对董事长、总裁、事业部总裁，各中心总经理等高管，进出办公楼需立即起立,按标准站姿对以上人员微笑点头问好，如：王总，早上好！ C. 来访量多时按序进行，不能先接待熟悉的客户。
D. 对事先已接到通知的来宾、客户，应准备好迎接。 E. 接待来宾、客户时应主动、热情大方、微笑服务。
F. 前台接待应做到严格把控办公楼人员出入，需“眼观六路，耳听八方\任何人进入办公楼都应敏感意识到，严禁出现埋头做手头上的工作，外人进入都不知的情况。 7。3.2对外接待
A. 应主动配合接待人员安排的接待相关事宜。 B. 应提前打好LED欢迎词，并检查内容。 C. 应随时保持前台卫生环境，巡视大厅卫生等.
D. 在客人抵达前应站在门口迎接，当客人抵达时应面带微笑鞠躬示意，并协
助按电梯送至指定楼层。
E. 当客人离开时，应按站姿标准起立欢送. 7。4 其他日常工作
7.4.1 总务部人员月度考勤《考勤表》（未来可能省去此环节) 7。4.2 母子公司往来信息传递（KK线上传递流程)(新增）
7。4.3 部门月度资金计划(每月20-23日之间《资金计划表》提报财务）（新增）
7。4.4 固定会议室的审批及协调（待商榷是否调整给接待专员）
8、工作行为规范
8。1 保密制度
严格遵守保密制度,不得将各种文件、资料向外泄露。 8。2工作考勤
工作时间内，不迟到、早退、缺岗、脱岗。应保证时时有人在岗，若有事需岗，需请求支援。等到支援者到达并交代好注意事项后方可离岗。
8.3 工作交接
因故无法到岗超过10分钟以上，应提前做好交接工作，因交接不到位导致工作失误，严格按《前台接待月度绩效考核办法》执行.（待重新编写制定）
9、 罚则
9.1有违反下列情形之一者，罚10元/次：
9.1.1发现吧台有粉尘有明显垃圾不符合6S规范的，追究前一日晚班人员责任.
9.1。2规定时间内必须到岗而无到岗的,追究值班者责任.
9。1.3规定时间内无及时上交报表给管理者，追究前台接待责任。 9。2有违反下列情形之一者，罚20元/次:
9.2。1擅自脱岗且脱岗时间超过5分钟以上的。
9.2。2请求支援无交代注意事项而导致支援者发生错误遭投诉的，追究请求者责任。
9。2。3立岗时间段内无立岗者. 9.2。4前台文员自身行为违反规定的. 9。3有违反下列情形之一者，罚30元钱/次：
9。3.1见到公司高管人员无起立点头问好的。
9。3.2无对外来人员进行正确咨询引导导致领导投诉的。 9.3.3无礼貌接待遭领导投诉的。
