Excel公司信息管理系统介绍

目录

EXCEL系统介绍 ----------------------------------------------------------- 2 EXCEL公司信息管理系统------------------------------------------------ 2 各子系统的具体介绍与应用： ----------------------------------------- 3 进货仓储子系统 ------------------------------------------------------ 3

采购部门模块 -------------------------------------------------------------- 3 仓库部门模块 -------------------------------------------------------------- 6

销售业务子系统 ------------------------------------------------------ 9

销售部门介绍： ----------------------------------------------------------- 9 主要应用的表格： -------------------------------------------------------11

人事管理子系统 ----------------------------------------------------- 15

人事业务模块 ------------------------------------------------------------ 15 工资管理模块 ------------------------------------------------------------ 17

财务管理业务模块 -------------------------------------------------- 19

财务部门工作流程 ------------------------------------------------------ 20 在excel中的运用 ------------------------------------------------------ 23

运用EXCEL管理信息的优势 --------------------------------------- 25

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Excel系统介绍

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。它具有强大的制作表格、处理数据、分析数据、创建图表等功能。正如EXCEL这个词英文意思“杰出”所表达的含义一样，这个软件以它非凡的功能征服了众多电脑使用者，是当今使用最广泛的一个办公自动化软件。

Excel公司信息管理系统

作为一个学生，我们对Excel 的运用还并不普遍，也许你运用Excel 制作过百张报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。那你就大错特错了，Excel功能的强大或许远不止你所想象的那样。Excel 作为微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。在“公司信息管理”这一领域，他在销售管理，采购管理，库存管理，生产管理，设备管理，人力资源管理，财务管理等方面都有着强大功能。相应的这些内容组成了Excel的一个个子系统，本文以进货仓储管理子系统，销售业务管理子系统，人事管理子系统，财务业务子系统为例，对这些系统进行内容介绍和运用说明。 公司的组织结构图：

监事会 董事会 股东会 总经理 技术部 生产部 质检部 财务部 监督部 后勤部 市场营销部 人事行政部 客户服务部 - 2 -

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各子系统的具体介绍与应用

进货仓储子系统

进货仓储子系统主要包括采购部门模块和仓库部门模块。采购部门的主要职责是：与新旧供应商联系，了解供应商的的比价、议价谈判工作，以确定更好和更稳定的供货。仓库部门的主要职责是：对仓库中的货物进行核查和核对，避免出现供货不足，引起公司的损失等等。采购部门与仓库部门既有联系又有区别的。他们隶属于两个部门，但是工作时息息相关的。当仓库中的库量不足时，这时就会通知采购部门，去采购相对应缺货的物品，避免发生货物短缺而引起的公司资金的流失。

采购部门模块

采购部门组织结构图

采购主管 库房 销售员 采购人员 库房存货状况 库房发货状况 与供应商之间的联系 产品的选型及推荐新产品 进货订单等等 货物的审核 采购工作职责主要有：

1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。

2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。

3．与供应商的比价、议价谈判工作。

4．对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供麻商的稳定供货能力。 5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。 6．采购计划编排．物料之订购及交期控制。 7．部门员工的管理培训T作。

8．与供应商以及其他部门的沟通协调等

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采购工作流程

1.进货订单

\" 进货订单 \" 是进货业务的起点。

在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。 2．进货开票

当进货业务发生时，需要做一张 \" 进货单 \" 。

进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。

\" 进货单 \" 存盘后生成一张 \" 未审核进货单 \" ； 只 \" 保存 \" 不 \" 审核 \" 的 \" 进货单 \" 不增加商品库存； 只有经过审核的 \" 进货单 \" 才增加商品库存，同时增加 \" 应付账款 \" ； 在进货开票时可以选择 \" 最近进价 \" 或 \" 进货价 \" 作为缺省进货单价； 在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。 3． 进货审核

进货单保存后生成一张 \" 未审核进货单 \" 。

\" 未审核进货单 \" 通过 \" 进货审核 \" 便成为 \" 已审核进货单 \" 。 \" 进货审核 \" 使商品的库存数量增加，同时增加 \" 应付账款 \" 。 4．进货退回

本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。

本模块可以处理 \" 原单进货退回 \" 和 \" 非原单进货退回 \" 。 \" 进货退回 \" 将减少库存数量。 5．进货结算

\" 进货结算 \" 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。 \" 进货结算 \" 的结果使 \" 应付账款 \" 减少。 6．预付款管理

在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。 做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。

当 \" 进货结算单 \" 上的 \" 付款总额 \" 大于 \" 付款合计 \" 时，系统自动将余款转为预付款。

采购工作的业务流程图：

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采购部门与仓库部门既有联系又有区别的。他们隶属于两个部门，但是工作时息息相关的。当仓库中的库量不足时，这时就会通知采购部门，去采购相对应缺货的物品，避免发生货物短缺而引起的公司资金的流失。

Excel的应用：供应商档案；订购单；交货记录表；采购信息表；报价单等中都应用到

了excel。

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仓库部门模块

仓库部门组织结构图：

仓库主管 车队经理 仓管员 配货人员 车队人员 装卸工 看管仓库人员 清查库存人员 配货员 存货员 仓库部门的主要职能

一、仓储管理

1、建立仓库管理指标体系 2、制定仓容定额

3、进行储存物品的定期检查 二、仓库规划 1、进行仓库平面布置 2、计算仓库面积 3、确定仓库参数 三、库存管理 1、安全存量

2、计算最低存量、有效存量、最佳订购点 3、运用ABC管理法 4、进行零库存 四、JIT存料管理方式 12、、不良症状及其改善 3、入库运作 4、做好物料入库准备 5、进行物料入库验收 6、进行实物验收

7、处理商品验收中发现的问题 8、办理入库手续 五、仓库保管 1、理货 2、划分料区 3、设计保管空间 4、进行物料编码 5、进行货位编码 6、进行盘点作业

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7、半成品收发与退货 （1）半成品的入库控制 （2）半成品的出库控制 （3）半成品的退货补料控制 8、成品收发与退货 （1）成品的入库控制 （2）成品的出库控制

（3）如何处理成品出库中的问题 9、呆废料管理 （1）呆料的处理与排除 （2）废料的处理与报警 10、盘点与现场5S （1）盘点方法与盘点制 （2）一目了然的现场 （3）看板管理 11、仓库的电脑化管理 （1）仓库电脑化管理的应用 （2）电脑化仓库管理的基本结构 （3）仓库电脑化管理的操作 产品管理流程图：

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仓库管理的业务流程图：

Excel的应用：

库存金额统计表；库存日报表；库存管理表；产品缺货日报表；存货盘点表等需要使用excel去管理和应用。主要的表格样式如下：

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销售业务子系统

销售业务子系统，是企业最直接的效益实现者，在企业中具有举足轻重的地位。销售部门直接与市场和消费者相联系，也可以为市场分析及定位提供依据，同时也应该准确的把握客户的需要，良好的与客户沟通。具体工作包括创建和管理公司产品档案、客户档案，对公司产品进行分类管理和设定以及对于产品出库的记录和查询，测量和统计客户满意程度、制作客户资料统计表。

销售部门介绍：

销售部门职责：

1. 销售计划制定和执行监督：年度、季度和月度销售计划的制定和执行监督； 2.销售费用预算与控制：销售费用预算方案制定，销售费用控制和评估；

3.销售执行和管理：对经销商开展销售和销售业务相关培训，与经销商进行销售商务谈判，大客户销售管理；

4.订货发货管理：客户需求订单处理，生产计划跟踪，发货跟踪和确认； 5.备用金管理：各区域市场备用金审批和管理；

6.预收款和货款管理：预收款和货款的统计和管理； 7.销售合同审核、签订、履行；

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8.市场及客户信息反馈；

9.售后服务资料提供：为经销商提供图册、配件清单和易损件清单； 10. 配件需求信息反馈。

销售部门组织结构图：

销售部门业务功能图：

进销存管理系统 公司领导 采购部 库存部 财务部 销售部 人事部 销售经理 销售业务员 客户信息管理 销售商品 管理商品信息 查询经办订单 销售统计 客户注册 建立新客户 接受订单 分配订单 填写出库单 发货 委托订货 增加新商品 查询历史订单 查询当前订单 个人销售业绩

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销售部门业务流程图：

客户 订单 订单分类处理 分类订单 目录 发货单 销售部门 分公司订单处理 供应商 订货单 采购部门 采购单 结账

销售部门数据流程图：

客户 订单 订单处理 订单 分公司订单处理 采购单 采购处理 发货单 订货单 供应商 目录 库存 客户处理 结账 发货单 主要应用的表格：

核价与报价合同确定过程有：

工艺分析及核价单

客户提供报价资料，一般为产品式样，销售部业务员讲资料笑话、分解和调整后，用此表的形式讲信息传递给工艺部，核价单的必设项目：客户名称、品名、完成时间、原料、尺寸、机器型号等。在核价时，要根据不同时期原料的采购价作出相应的调整。在得到工艺分析结果后，业务主管必须在2小时内核价。在核价表中的管理费用视订单数量及操作的难易程度来确定其费率，一般为3%。 XX报价单

核价计算完毕无误后，由业务员填制XX报价单，报价单的项目包括：客户名称、原料成分、条宽、花高或克重、公斤米数、价格条款、付款方式、质量标准、包装方式、起订量等内容。除列明客户提供的报价资料外，还须注明客户未说明而业务员据以报价的注意事项。 如图所示：

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XX实业报价单

XX报价单除列明客户提供的报价资料外，还须注明客户未说明而业务员据以报价的注意事项。客户未说明具体原料及要求的意向报价，业务员在填制XX实业报价单时就详细注明据以报价的原料、规格、大概比例等。同客户签订合同后，须将正本连同报价表一起上交给部门内勤，由内勤复印两份，一份业务部留底，一份交财务。

关于费用管理的有：

销售费用年度预算表（具体样式如下）

应收账款明细表

编号： 主管： 会计： 制表人： 填写日期： 年 月 日

客户名称 项次 月 统一 货单号码 日 字号 金 额 收款情况说明 预定收款日期 月 日 时 分 - 12 -

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应收账款年度分析表

年度： 填写日期：

销售月份 额 销售额 账款 票据 票据 金额 金额 金额 金额 金额 累计 未收应收累计未贴现兑款累计退票坏账财务部分析及建议 领导意见 复核人： 初核人： 制表人：

应收账款收款安排表

编号： 主管： 会计： 制表人： 填写日期：

项次 1 2 3 客户名称 金额 明细表编号 预定收款日期 说明 产品评审、销售过程有：

合同预审表

科负责确定顾客对产品的要求和期望，将顾客规定的要求如合同草案、口头订单等（其中口头订单需书面确认），填写“合同预审表”中。其中必须明示产品要求，如产品质量要求、交付日期等方面；若顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求，这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应做出承诺。同时审时应要求采购部、工艺部、生产部、品管部均参与主审，销售主管负责审批，审批同意后接单。售部负责保存“合同预审表”、合同及其他相关文件。 销售业绩统计表，样式如图所示：

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销售科与顾客的良好沟通以及对于顾客满意度的测量：

包括销售科每期制作并通过多种渠道（如展销会，网络展示，上门推销等）向顾客介绍产品的的产品目录，同时应当根据客户要求跟踪生产、质量，将合同的执行情况反馈给客户。还负责与顾客联络，组织处理顾客投诉，负责保存相关记录，制成顾客满意程度调查表。

同时也包括订货统计表，发货统计表，退货统计表，具体的有订货日统计表、订货月统计表，发货日统计表、发货月统计表，退货日、月统计表，年度订货统计表，订货登记表等。

产品资料表样式如下：

客户管理部分：

顾客档案

将顾客编号管理，每一顾客建立一份«顾客档案»，内容应详细记录顾客全称、编号、地址、电话、传真、联系人、主要采购产品、适用产品与交易记录等。顾客投诉时，应填写“顾客意见/投诉处理记录”，并确定责任部门。同时，利用与顾客的交往，主动向顾客介绍公司产品，提供宣传资料等。 客户资料统计表，如图所示：

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人事管理子系统

人事管理系统，指汇集成功企业先进的人力资源管理理念、人力管理实践、人力资源信息化系统建设的经验，以信息技术实现企业人力资源信息的高度集成化管理。本模块主要针对分析的是Excel在企业人事管理中的应用。该模块以人事管理、考勤管理、工资管理为核心功能模块。

人事业务管理系统

人事管理

人事管理任务主要包括：一是员工的招聘；二是根据不同的方法对员工的信息进行查询修改；三是对人事变动情况，也很容易通过该系统来完成。四是对员工的业绩管理及年度考核。

人事管理中重要的两个表：员工招聘申请表 员工信息表 员工职位变更表 员工业绩管理及年度考核表

人力资源管理模式图

人员录用 → 人员培训 → 人员考核 → 人员使用 人员下岗 ←人员奖惩 ← 人员升降 ← 人员调动 员工招聘管理：为满足公司持续、快速发展需要和培养一批现代化、年轻化、知识化和专业化的企业团队，规范人员招聘流程，规范公司的招聘管理。这任务主要运用到员工招聘申请表。

查询功能则需在数据库中设计表单。（该部分不在本文中做详细介绍分析）

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员工信息管理在Excel中的应用。以“员工证号”为关键字的员工信息表如下：

业绩管理及年度考核： 员工业绩管理表

员工年度考核表

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考勤管理

考勤管理主要涉及的管理任务有4个方面：出勤、出差、请假和加班。需要创建的主要是“上下班时间表”以及“员工考勤表”。

上下班时间表是简单的每位员工的“上下班时间表”；而“员工考勤表”则在“上下班时间表”的基础上结合出差、请假和加班考勤在内的表。

工资管理系统

工资管理模块系统主要包括3大功能：一是查询功能；二是根据公司的工资制度设计公式；三是统计工资。该系统的信息流程图如图所示：

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添加查询 用户 设计计算公式 工资管理系统数据库 统计工资

查询功能：系统管理员可以根据需要分别对工资统计、固定福利、月度福利津贴、月度

奖金、月度扣发等项目进行查询。该功能通过设计表单来实现。

设计公式：根据公司的工资制度，分别对津贴，扣款等进行计算，而且在工资制度发生

变化的时候，也可以很方便地对计算公式进行修改。

统计工资：这是工资处理的核心部分，根据工资制度设计公式计算出每个员工的应发工

资。

工资处理过程的业务流程图：

上月发放清单 变更 财务科 人事科 变动表 本月工资发放清单 总务科 扣款清单 汇总 工资发放清单 工资发放员

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员工薪资管理表

（）月员工薪资管理表 员工代码 1001 2001 3001 4001 4002 5001 6001 …… 姓名 部门 基本提成工资 额 住房基金 特殊补助 XXX …… …… …… 扣出勤额 XXX …… …… 工资扣劳总额 保额 扣个税 应发工资 XXX …… XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX …… 技术部 XXX XXX XXX 生产部 XXX 质检部 …… 财务部 …… 财务部 …… 监督部 …… 后勤部 …… …… …… …… …… ……

员工薪资统计表

财务管理业务子系统

公司的财务管理就是对企业财务活动及其所体现的财务关系进行的管理，这里的财务活动主要包括筹资、投资和分配，而财务关系是公司和各相关关系人因资金运动而发生的经济利益关系，管理则是要通过财务决策、制定财务计划和预算、设立财务组织、实施财务计划、进行财务控制和考核的全过程。 财务管理业务功能层次图

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公司主管 总会计师 财务计划 成本管理 财务会计 内部银行 财务分析 年度资金计划 月度资金计划 利税计划 工资管理 财务管理 生产工人工资 退休工人工资 奖金管理 银行账务管理 日常账务管理 资金使用状况分析 财务计划状况分析 利润分析 成本核算 成本计划 成本分析 资金分配计划 内部奖惩制度 资金使用计划

财务部门工作流程

财务业务工作流程图

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报销业务流程图

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流程具体描述：

1、 财务部各制单岗位根据收集的原始凭证，按照业务特点有的直接在【总账】模块中制单，有的在各功能模块根据已录入的审核无误的业务单据直接生成凭证。某些凭证可进行自定义结转凭证，如计算本月应交税金,但相关科目必须先记账。 2、 将录入到系统的凭证，打印并与原始单据粘贴转交审核岗位。

3、 审核岗位对制单岗位传递来的凭证进行审核。并在【总账】模块中执行成批审核。 4、 出纳根据制单岗位传递来的凭证进行出纳签字。并在【总账】模块执行成批出纳签字。

5、 记账岗位根据审核岗位转过来的凭证在系统中执行记账。 6、 系统记账完毕之后，各岗位在【报表】模块中生成各自报表。

7、 财务主管确认本月业务均得到处理之后，并确认其他系统结账后，将【总账】模块执行结账。

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在excel中的运用

利润表

资产负债表

总帐表

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利润分配表

财务分析方法

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它的优势在哪儿？

随着人类科学进步的发展，我们已经全面进入了电子信息时代。电子信息极大促进了当代经济的发展，商业竞争也变成了现代信息的竞争。而excel的运用，给现代公司信息管理的运作注入了血液和动地，小到制作报表，大到公司决策的制定，都离不开Excel。EXCEL作为OFFICE办公软件成员之一，是有效率的办公伴侣。EXCEL电子表格软件，可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表，将会大大提高企业员工的学习和工作的效率，这在商业管理中，直接带来的就是经济效益的提高。其对数据强大的记录、计算与分析，为公司相关、决策、计划的制定，提供有效的参考，通过EXCEL进行数据分析，将大大提高决策方向正确性，一个关键的企业决策，往往给企业带来的就是巨大财富。而比起传统的纸张作业，作为电子化的办公表格，可以迅速的提高帐单，计划的存档。精美大方，有利于随时上传网络，同时大大节约笔纸，符合时代环保的口号。 正是因为这样，很多企业把能否熟练运用Excel系统作为评判一个员工业务水平高低的标准。的确，作为一款简单、实用而强大的现代办公软件系统，我们没有理由拒绝它，当代大学生，更应该珍惜在校学习的大好机会，认真学习其理论知识，提高实践运用技能，为将来工作打下坚实的基础。

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